Conseils pour le choix d’un logiciel de signature électronique

Choix d'un logiciel de signature électronique

Vous êtes déjà convaincu par les avantages de la signature électronique. Sûre et irrévocable, elle vous permet de gagner du temps et de l’argent, tout en facilitant le suivi et la traçabilité de vos documents. Cependant, comment choisir le meilleur logiciel pour signer de manière numérique ?

Privilégier un fournisseur certifié et réputé

Vu l’importance légale que revêt la signature électronique, sa valeur irréfutable est établie uniquement si elle est apposée grâce à un outil fourni par un prestataire agréé. Il est donc crucial de vérifier que la solution choisie est conforme au Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (l’eiDAS). Pour aider les sociétés dans leur choix, l’Union Européenne a établi une liste par pays membres, contenant les entreprises agréées comme Tiers de Confiance qui proposent un logiciel de signature électronique. Après avoir vérifié que le fournisseur est bien dans cette liste, il est recommandé de prendre des informations relatives notamment à sa réputation, sa clientèle, sa situation financière, etc.

Rechercher une solution flexible et évolutive

Vous avez intérêt à opter pour un outil de signature numérique qui soit flexible. Si vous avez une idée précise du périmètre d’application de l’outil au démarrage de votre projet, il pourrait arriver que vous souhaitiez étendre son usage à de nouveaux processus après quelques mois. Le logiciel doit donc être adaptable afin de gérer tous vos besoins, même s’ils changent. De plus, votre solution de signature numérique doit être compatible avec vos principales applications, qu’il s’agisse de vos solutions de traitement de texte, de communication, etc. Selon la taille de votre structure, il peut être utile de rechercher un logiciel multilingue mais surtout de vous assurer qu’il a la capacité de tenir compte des contraintes législatives spécifiques et différentes selon les pays.

Profiter des offres d’essais et lire en détail les propositions commerciales

L’offre en matière de logiciel de signature électronique est vaste. Vous avez donc tout intérêt à faire jouer la concurrence et ce, dès le début de votre projet. De nombreux fournisseurs proposent à leurs futurs clients de tester gratuitement leur solution. Grâce à cette possibilité de libre accès, vous vous ferez rapidement une première idée de la simplicité d’utilisation du logiciel. Avant de prendre votre décision finale, il est important de comprendre les différents éléments composant la grille tarifaire : s’agit-il d’un abonnement ou aurez-vous à payer un coût fixe pour chaque signature numérique effectuée ou un forfait par signataire ? Vous devez aussi vous informer sur les éventuelles limitations concernant la taille des documents, les possibles surcoûts lors de l’envoi de SMS dans le cas où une identification serait nécessaire, etc.